Was ist bs.cavok?

Ist in der Luftfahrt von „CAVOK“ die Rede, ist eine bestimmte Wetterlage gemeint: „Clouds and visibility OK“, also optimale Bedingungen für einen guten Flug. Für einen guten und sicheren Flug durch Ihre Datenlandschaft wurde bs.cavok entwickelt. Ein Media Management System zum Suchen, Finden, Verschlagworten und Organisieren von Mediendateien aller Art.

bs.cavok besteht grob betrachtet aus zwei Komponenten. Einem Backend, das die Datenbank bedient und einem Frontend, dass die Informationen an den Benutzer übergibt.

Das Backend

Echtzeitsynchronisation mit File-Servern

bs.cavok registriert in definierten Datenbereichen auf Ihrem File-Server sämtliche Aktionen und gleicht die interne Datenbank sofort entsprechend ab. Kopieren Sie beispielsweise eine Reihe Bilddaten in einen durch bs.cavok überwachten Bereich, werden diese nahezu in Echtzeit als Assets in der Datenbank aufgenommen und analysiert. Durch die neuartige Analysepriorisierung von bs.cavok werden hierbei Filesysteminformationen, Metadaten und Miniaturen nacheinander aufgenommen, so dass eine Visualisierung der Daten über den webbasierten Client sofort erfolgen kann. Werden Dateien gelöscht oder umbenannt, reagiert bs.cavok natürlich auch darauf und gleicht die Datenbank entsprechend ab. Das alles geschieht völlig automatisch im Hintergrund. Das lästige Ein- und Auschecken oder langsame Katalogisieren, das Sie vielleicht aus anderen Systemen kennen, entfällt somit.

Das Frontend

Plattformunabhängige Oberfläche

Die Benutzeroberfläche von bs.cavok ermöglicht den einfachen und schnellen Umgang mit Mediendateien

bs.cavok verfügt über eine Oberfläche, die die Technik von Adobe Flex nutzt. Daher kann das System entweder über einen beliebigen Webbrowser mit Adobe Flash Plugin oder über einen speziellen AIR Client bedient werden.

Über die Oberfläche ist es möglich, umfangreiche Recherchen durchzuführen, frei definierte Metadaten zu jedem Asset zu hinterlegen oder detaillierte Informationen zu einzelnen Dateien auszulesen. Außerdem können Objektsammlungen angelegt werden, die dann z.B. auch Personen zugänglich gemacht werden können, die keinen Zugang zu bs.cavok haben.

Was kann bs.cavok?

Automatische Aufnahme und Analyse von (fast) allen Dateitypen

bs.cavok liest Datei-Informationen automatisch aus und stellt sie übersichtlich zur Verfügung

bs.cavok kann beliebig viele Media Shares verwalten. Ein Media Share ist ein Ordner oder ein komplettes Laufwerk auf Ihrem File-Server, der durch bs.cavok observiert wird. Wird in einem solchen Bereich eine Datei neu erzeugt, wird diese durch bs.cavok in die Datenbank aufgenommen und analysiert. Welche Informationen dabei ausgelesen und aufgenommen werden, hängt vom Type der neuen Datei ab. Die Datei-Informationen, die allen Dateien gemein sind, (wie z.B. Dateiname, Erstellungszeitpunkt, Eigentümer, Dateityp etc.) werden dabei immer aufgenommen. Bei Bilddateien werden außerdem noch EXIF- sowie IPTC-Daten ausgelesen und ebenfalls in die Datenbank geschrieben. Aus Text-, Office- und PDF-Dateien wird zusätzlich der enthaltene Text ausgelesen, der dann beispielsweise für eine Volltextrecherche genutzt werden kann. Zu Bild-, Grafik-, Video und PDF-Dateien wird eine Vorschau erzeugt.

Relationen – vollautomatisch

Die mit einem InDesign-Dokument verknüpften Dateien können schnell erkannt werden

bs.cavok erkennt vollautomatisch Verbindungen zwischen Dokumenten. Wird eine InDesign- oder QuarkXPress- Datei unter Zuhilfenahme eines Plugins bzw. einer Extension wie HELIOS Preview oder bs.save gespeichert, werden die Verknüpfungsinformationen ausgelesen und als Relation in der Datenbank hinterlegt. Somit ist über die Oberfläche möglich zu erkennen, welche Bilder oder Grafiken mit einem Dokument verknüpft sind, bzw. in welchen Dokumenten ein Bild oder eine Grafik verknüpft wurde.

Eigene Metadaten

Eigene Metadaten können mit sprachabhängigen Werten belegt werden.

bs.cavok kann nicht nur die in der Datei selbst hinterlegten oder durch das Filesystem bestimmten Metadaten auslesen, sondern bietet Ihnen dazu noch die Möglichkeit eigene Metadaten zu definieren. Hierfür stehen Ihnen verschiedene Feldtypen zur Verfügung. Neben Textfeldern, Checkboxen, Datumsfeldern und (Mehrfach-)Auswahlfeldern habe Sie auch die Möglichkeit mit abhängigen Auswahlfeldern zu arbeiten. Hierbei können über mehrere Ebenen Optionen gewählt werden, bei denen die gewählte Option einer Ebene die möglichen Optionen der jeweils nächsten Ebene bestimmt. Über die eigenen Metadaten können Sie Ihre Assets individuell verschlagworten. In letzter Konsequenz können Sie die eigenen Metadaten auch dazu verwenden die Rechte für eine bestimmte Benutzergruppe zu steuern.

Selbstverständlich ist es dabei möglich die hinterlegten Werte sprachabhängig zu verwalten. Hierbei gilt, dass ein Wert, der in einer Sprache eingegeben wird, zunächst für alle Sprachen gilt und dort überschrieben werden kann.

Mehrsprachigkeit

bs.cavok wurde unter Berücksichtigung von UTF-8 in allen Bereichen programmiert und ist daher kompatibel zu allen Sprachen und denkbaren Sonderzeichen. Standardmäßig „spricht“ bs.cavok deutsch, englisch und französisch. Lokalisierungen in weitere Sprachen können über XML-Dateien in kürzester Zeit realisiert werden.

Kategorien

Die virtuelle Verzeichnisstruktur

Über Kategorien lässt sich auch eine Datenbank einrichten, in der die Bilder nach verschiedenen Kriterien geordnet erscheinen

bs.cavok bietet neben der Möglichkeit, die Verzeichnisstruktur des Fileservers 1:1 abzubilden, mit den sogenannten Kategorien die Option eine virtuelle Verzeichnisstruktur zu schaffen. Diese können Sie dazu benutzen bestimmten Benutzern nur ausgewählten Content zur Verfügung zu stellen, den Sie für jedes Element explizit freigeben, denn ob ein Asset in einer Kategorie erscheint und in welcher, bestimmen Sie. Da jedes Asset aber nicht auf eine Kategorie beschränkt ist, sondern in beliebig vielen Kategorien erscheinen kann, können Sie diese Funktion auch dafür verwenden Ihre Daten nach verschiedenen Kriterien zu sortieren und somit auch unterschiedliche Strukturen parallel abbilden ohne eine Datei physikalisch mehrfach vorhalten zu müssen.

Kollektionen

Mehr als ein Sammelkorb

Sie können verschiedene Assets in Kollektionen zusammenstellen und auch Benutzern zur Verfügung stellen, die ansonsten keinen Zugriff auf bs.cavok haben.

bs.cavok stellt Ihnen, wie Sie es aus anderen Media Management Systemen kennen, die Möglichkeit bereit verschiedene Assets in Kollektion zu sammeln. Diese Kollektionen können Sie dann jederzeit wieder aufrufen uns so erhalten Sie schnell Zugriff auf die wichtigsten Dateien. bs.cavok kann aber noch mehr. So können Sie einen Link auf diese Kollektion per E-Mail verschicken. Der Empfänger hat dann die Möglichkeit den Inhalt der Kollektion zum Zeitpunkt des Aufrufes zu sehen, auch wenn er sonst keinen Zugriff auf bs.cavok hat. Somit behalten Sie auch nach Versenden der Kollektion die volle Kontrolle. Wenn es über die Rechteverwaltung entsprechend eingestellt ist, kann der Empfänger die Dateien der Kollektion sogar im Original herunterladen. Diese Funktion eignet sich daher auch für den Datenversand, ohne dass eine spezielle Infrastruktur oder Benutzerzugänge erforderlich wären.

Aufgaben-Kollektionen

Teamkommunikation in bs.cavok

Aufgaben-Kollektionen unterstützen Sie bei der Teamkommunikation

bs.cavok kann Sie auch bei der gemeinschaftichen Arbeit an Projekten unterstützen. Hierfür stellen Sie die gewünschten Assets in eine Kollektion zusammen und definieren diese als Aufgaben-Kollektion. Durch „hinzubuchen“ weiterer Benutzer stellen Sie ein Team zusammen. Jedes Teammitglied sieht die Aufgabenkollektion dann im Kollektionsbereich und kann Notizen hinterlegen, die dann wiederum für alle anderen Teammitglieder sichtbar sind. Auf Wunsch kann eine E-Mail an alle Teammitglieder versendet werden, die auf Änderungen am Projekt hinweist. Zuständige Teammitglieder können den Status des Projektes verändern, der bereits im Kollektionsbereich durch eine farbliche Kennzeichnung ersichtlich ist.

Notizen

Korrekturangaben über die Notizfunktion

bs.cavok gibt Ihnen die Möglichkeit zu einem Asset Notizen hinzuzufügen. Dies ist eine Möglichkeit, die gerade in Kombination mit der Aufgaben-Kollektion einen echten Mehrwert darstellt.

Denn Sie können direkt auf der Preview eines Assets Notizen hinterlegen oder bestimmte Bereiche zu markieren. Damit ist es sehr einfach möglich beispielsweise Bildkorrekturen zu kommunizieren.

Open-Source Scripting Engine

bs.cavok basiert auf einer offenen Scripting-Engine, die es ermöglicht praktisch jede denkbare Methode zur Medienanalyse und Konvertierung zu integrieren. Hierzu werden, je nach Dateityp, Perl- oder Shell- Scripte zur Medienanalyse verwendet und die hieraus gewonnenen Informationen in die Datenbank geschrieben. Die Standardscripte von bs.cavok beinhalten z. B. die Ansteuerung von Programmen des HELIOS PublishingServers, Callas PDF-Produkten, Apple QuickTime oder OpenSource Software wie ImageMagick, Ghost- Script oder PDF2Text. Geschulte Systemadministratoren können in nur wenigen Minuten eigene Scripte schreiben und für die Medienanalyse oder die Konvertierung einbinden.

Branding

Individualisierung der Oberfläche

bs.cavok bietet Ihnen die Möglichkeit die Oberfläche des Frontends an das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens anzupassen. Hierfür stehen zwei Wege zur Verfügung. Entweder geschieht dies durch den Austausch von Grafiken und farblicher Anpassung über den AdminClient, oder durch das Importieren einer speziell generierten Flash-Datei.

Mächtiges Rechtesystem

Einfache Bedienung

bs.cavok beinhaltet ein sehr umfangreiches Rechtesystem für Zugriff-, Such- und Konvertierungsmethoden. So können Sie beispielsweise bestimmen, welche Benutzergruppe ganz oder teilweise Zugriff auf welche Media Shares hat, welche Dateitypen sichtbar oder unsichtbar sind, welche Dateiinformationen angezeigt werden oder welche Aktionen zur Verfügung stehen. Mit ein paar Handgriffen lassen sich so die komplexesten Sugriffsmechanismen einstellen. Frei konfigurierbare Filter ermöglichen beispielsweise auch die Beschränkung auf Dateien oder Verzeichnisse ab einem bestimmten Produktionsstatus.

Volle Kontrolle

bs.cavok protokolliert alle Aktionen eines Medienobjektes oder Benutzers. Somit können Sie auch nach Jahren noch feststellen, welcher Benutzer wann im System aktiv war, bestimmte Metadaten verändert, eine bestimmte Datei heruntergeladen hat etc.

Offene SOAP-Schnittstelle

bs.cavok verwendet das SOAP-Protokoll für die Kommunikation zwischen der mySQL-Datenbank und dem Frontend. Zum einen ist damit sichergestellt, dass jede Anfrage authentifizierbar und damit im Sinne der Benutzerrechte sicher ist, zum anderen werden Sie so in die Lage versetzt bs.cavok in vorhandene System zu integrieren oder komplett eigene Frontend-Apllikationen zu entwickeln.

Was brauche ich für bs.cavok?

bs.cavok läuft als native Applikation unter Mac OS X Server. Das System ist sowohl unter Mac OS X „Leopard“ (10.5) als auch unter Mac OS X „Snow Leopard“ (10.6) getestet. Um die Datenaufbereitung innerhalb von bs.cavok zu realisieren, wird eine Reihe von Technologien genutzt, die zum Lieferumfang von Mac OS X gehören. Dadurch fallen keinerlei Zusatzkosten an und Sie können nach der Installation sofort beginnen, bs.cavok produktiv zu nutzen.

Die Kernmodule von bs.cavok sind ausgesprochen genügsam was Arbeitsspeicher und Rechnerperfomance angeht. Sie können problemlos einen aktuellen Mac mini als Serversystem einsetzen, um kleinere bis mittlere Arbeitsgruppen mit bs.cavok zu versorgen.

Wenn Ihre Anforderungen steigen, kann das gesamte System in wenigen Minuten auf einen anderen Rechner umgezogen werden. Dann können Sie in Umgebungen, in denen kontinuierlich viele Assets erfasst werden müssen, die Anzahl der gleichzeitigen Erfassungsvorgänge erhöhen.

Sollten Sie Sonderanforderungen haben, die in dieser Konstellation nicht sinnvoll umsetzbar sind, bieten wir Ihnen im Rahmen eines Projektgeschäfts an, bs.cavok auch auf Solaris- und Linux-Systemen zu nutzen. Dazu ist jeweils zusätzlich Software der Firma Helios notwendig, damit die Aufbereitung der Preview-Daten erfolgen kann. Damit ergibt sich, dass die jeweils dort geltenden Hardware-Voraussetzungen erfüllt sein müssen.